Sistem Penyimpanan Arsip yang Efektif untuk Memaksimalkan Dokumentasi.

17 Jun 2019

Kearsipan atau filling system merupakan suatu rangkaian kerja yang teratur, mulai dari proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan suatu dokumen menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Saat dibutuhkan, suatu arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan atau filling system memegang peranan penting dalam efektifitas kegiatan dalam sebuah perusahaan atau suatu organisasi. Yakni sebagai sumber informasi dan sebagai sumber referensi bagi suatu perusahaan organisasi. Mengingat arti pentingnya kearsipan atau filling system, pemerintah Indonesia bahkan menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini dapat terlihat dengan adanya peraturan dan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP
Sistem penyimpanan arsip yang baik bertujuan untuk:

Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan
PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP
Berikut ini peralatan yang dibutuhkan untuk membuat penyimpanan arsip lebih efektif:

Map Arsip/ Folder – yaitu lipatan yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpanan arsip atau surat-surat. Map arsip dibagi menjadi beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
Stopmap folio (map berdaun)
Snelhechter (map berpenjepit)
Brief Ordner (map besar berpenjepit)
Portapel (map bertali)
Hanging Folder (map gantung)
Sekat Petunjuk/ Guide – yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Lemari arsip atau Filing Cabinet – Lemari arsip merupakan sebuah lemari besi khusus yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting sebuah organisasi atau perusahaan, agar terhindar dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi seperti pencurian, kebakaran, serangga, dll. lemari arsip ada juga yang terbuat dari bahan logam, besi atau kayu. Gunakan lemari arsip besi yang memiliki kuat, aman serta memiliki ketahanan terhadap bahaya kebakaran, pencurian dan pembongkaran sangat disarankan untuk penyimpanan dokumen-dokumen berharga dan confidential. harga lemari arsip atau harga lemari arsip besi tergantung dari bahan dasar pembuatannya dan kualitas lemari arsip itu sendiri.
Rak Arsip
Rak arsip merupakan lemari arsip tanpa pintu, digunakan unutk tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Terdapat rak arsip kayu dan rak arsip besi Arsip-arsip yang akan disimpan di rak file atau rak arsip, terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. rak arsip dikenal juga sebagai rak file atau rak dokumen dan harga rak arsip besi atau harga rak arsip kayu tentu disesuaikan dengan kualitas rak arsip itu sendiri.
Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet
Adalah tempat penyimpanan kartu kendali, kartu indeks dan lain-lain sehingga penyimpanannya terartur dan rapi dan mudah untuk ditemukan kembali.
Tickler File
Kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
Kotak Arsip/ File Box
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.
Rak Sortir – adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan
TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP
Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan atau pempatan arsip atau dokumen atau map yang dilakukan mendatar (horizontal). Dokumen atau arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas, disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas
Vertikal Filing
Penempatan atau penyimpanan arsip atau dokumen atau map dilakukan secara tegak lurus (vertikal). Dokumen atau arsip dimasukkan dalam folder (map arsip) kemudian diletakkan berdiri atau tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder atau map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
Lateral Filing
Penempatan atau penyumpanan arsip atau dokumen atau map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping. Arsip atau dokumen dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.
 

 
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut:

Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan urutan abjad.

Keuntungan penyimpanan secara alpabetis:

Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.
Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana
Biaya pelaksanaannya lebih murah
Dengan penggunaan warna dalam pengkodean, kesalahan/penempatan berkas akan mudah diketahui.
Sistem nama mudah diingat.
Kerugian penyimpanan secara alpabetis;

Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten
Kemungkinan adanya kesamaan nama sehingga membingungkan.
Mudah mengubah beberapa alpabet dalam surat, sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai aturan.
Penambahan berkas dapat menyebabkan masalah
Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.
Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

Kelebihan dari sistem tanggal:

Cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klarifikasi.
Kekurangan dari sistem tanggal:

Terjadi kesulitan dalam penemuan kembali bila pinjaman menyebutkan perihal arsip.
Sering terjadi kelalaian atau lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan kode nomor atau angka sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.

Kelebihan dari sistem nomor :

Tidak membutuhkan daftar klasifikasi.
Sangat fleksibel dan cocok untuk unit pengolah yang melayani masyarakat banyak.
Tidak ada arsi yang memiliki kode yang sama.
Kekurangan dari sistem nomor :

Tidak ekonomis dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kodenya.
Sistem Wilayah (Geographic Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Kelebihan dari sistem wilayah

Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.
Penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subyek yang dibahas.
Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah berdasarkan berkas yang disusun.
Perkiraan aktifitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah.
Kerugian dari sistem wilayah:

Perlu kerja tambahan karena pemakain harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas berdasarkan kartu indeks.
Bila badan perorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat tersebut.
salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapa daerah tertentu.
Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Sedangkan yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistem pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip surat masuk maupun surat keluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah /perihal dari arsip itu.

Kelebihan dari sistem pokok masalah/subyek :

Pokok masalah/perihal mudah diingat.
Dapat diterapkan untuk semua jenis organisasi.
Fleksibel
Bila peminjam lupa menyebutkan pokok masalah, dapat menyebutkan tujuan/asal surat.
Kekurangan dari sistem pokok masalah/subyek:

Dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan.
Pastikan selalu gunakan lemari arsip berkualitas tinggi untuk memaksimalkan tempat arsip dokumen yang efektif, aman dan efisien. Untuk mengetahui lebih detail mengenai system penyimpanan arsip yang benar, Anda dapat membaca buku tentang kearsipan atau buku kearsipan terbaru